作為與參展商溝通的重要載體的招展書，是展覽項目的第一份說明書。所以，在制作招展書時需要準確，并且要盡可能的全面。主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：
一、展覽的基本內(nèi)容
展覽的基本內(nèi)容主要包括：展覽名稱、展覽logo、展覽的時間和地點、辦展的意義、展品范圍、展覽特點、展覽費用、與展覽相關的廣告等。
二、展覽環(huán)境的基本介紹
主要包括展覽題材所在的行業(yè)、辦展所在地的環(huán)境介紹等包括行業(yè)生產(chǎn)、銷售、進出口及發(fā)展趨勢，以及辦展所在地區(qū)的的市場環(huán)境及市場的輻射范圍等。
三、展覽招商和宣傳推廣計劃
展覽組織機構對往屆到會觀眾的分析資料及邀請專業(yè)采購商的情況介紹，同時也要詳細介紹展覽宣傳推廣的手段、方法、渠道等，這些都是參展商較為看重的展覽價值，可能會對參展決策起到?jīng)Q定性的營銷。
四、展覽價格與展覽服務
展覽組織就夠?qū)⒄褂[展位的收費標準以及服務項目等內(nèi)容安排在招展書的顯眼位置，同時還需要向參展商提供如何辦理參展手續(xù)、填寫參展申請表以及付款等信息并注明展覽組織機構的聯(lián)系方式。
五、歷屆展覽的基本情況與圖案
主要用來介紹歷屆展覽的成果以及輔助參展的一些圖片，例如展館平面圖、周邊的交通地圖、往屆展覽總結資料圖、展覽現(xiàn)場圖等，因為圖片不僅可以豐富招展書的內(nèi)容，而且還可以美化招展書。
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一、 計劃立項1、 工作時段安排；包括可行性報告分析、實施的具體方案、宣傳費用計劃表。（1）包括可行性報告分析立項的條件；進行市場調(diào)查對行業(yè)而言項目的利潤增長點是否夠大地域性的考慮。要結合本地的實際特點，立項要符合當?shù)氐牡貐^(qū)性。時間性或者季節(jié)性的考慮。項目內(nèi)容要符合季節(jié)特征，比如不能在冬天搞風扇展之類的。同時時間上要考慮避免國內(nèi)知名展會的沖突。（2）實施的具體方案（3）宣傳費用計劃表A、廣告時間段的投入以4-6個月為例，一般的廣告投入時間段為：項目開始（前兩個月）為總宣傳費用的10%~20%[在專業(yè)媒體上投入]；三個月左右，重點投入為總宣傳費用的30%~40%[主要在專業(yè)媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開展前一個月，為總宣傳費用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專業(yè)媒體]B、廣告投放的形式戶外廣告（主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會之前一段時間以及展會期間）雜志報紙媒體廣告（主要是專業(yè)雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進行）2、 尋找主辦單位。（1）主辦單位的條件：在當?shù)匾袡嗤?、知名度等?）合作方式：一種合作方式為對方單位為我們提供一些服務，費用形式為展會利潤的百分之幾；另一種形式為對方單位只是掛名形式，采用一次性付款。3、申請各種批文4、場地聯(lián)系以成都為例，四川省展覽館主要是進行大眾性的展會,主要是引起百姓關注的;而國際會展中心主要進行專業(yè)性的展會.5、聯(lián)系宣傳媒體（1） 對象：專業(yè)媒體和大眾媒體（2） 方式：直接付款；用展位交換和我們會刊廣告交換。6、制作邀請函（已經(jīng)附）7、建立客戶名錄（通過會刊收集和雜志、網(wǎng)站等）二、 實施招展1、 招展方式：主要是電話聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等2、 招展的步驟：（1）發(fā)布信息（主要通過電話傳真、郵件等方式把項目邀請函發(fā)給客戶名錄中的單位）（2）跟蹤拜訪（找準負責人）A、在對方收到邀請函后進行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會產(chǎn)生三種客戶：即時決定型、斷然拒絕型、提出異議型（分別以5%、10%、75%的比例分布）；針對第一種客戶：問清客戶需求要求進一步促成購買愉快地答應客戶的針對第二種客戶：了解客戶拒絕的原因為面談作好準備二次面談向客戶推薦下一屆展覽會要求客戶介紹其它客戶保持關系，待以后聯(lián)系針對第三種客戶：問清客戶需求和異議進行第二次拜訪消除顧客顧慮3、招展中用到的文書：項目邀請函、展位確認書、參展商指南 三、 實施招商（1） 在招展過程中，可以把拒絕型客戶轉(zhuǎn)換成參觀商（2） 通過媒體可以間接招來一些參觀商（3） 主要的招商工作還是在開展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級市場進行專業(yè)觀眾的組織；發(fā)短信息邀請；打電話邀請。（4） 組辦單位為展會提供的工作四、 相關活動展覽會的相關活動，是指研討會、技術交流等。舉辦這些活動的目的，是為參展商和貿(mào)易觀眾提供附加服務，從而提高展覽會的形象與檔次。五、 展會現(xiàn)場（1） 布展：參展商提前兩天進行布展工作。展臺的搭建、展位的協(xié)調(diào)、后期款的收付、物品的運輸?shù)龋?） 開展：現(xiàn)場的協(xié)調(diào)；觀眾的組織；配套的服務等六、 展會后的控制工作 包括參觀參展的意見反饋等，后期了解工作